Ngày 25 tháng 12 năm 2012, tại Bảo tàng VHCDT Việt Nam đã tổ chức phiên họp lần thứ tư về việc triển khai các hoạt động chuẩn bị cho Dự án Hội thảo quốc tế nghề dệt truyền thống Đông Nam Á lần thứ 4.
Thành phần tham dự gồm: Bảo tàng VHCDT Việt Nam và Trung tâm phát triển nguồn lực ngoại ngữ-Đại học Thái Nguyên.
Phiên họp đã nghe báo cáo của các thành viên phụ trách công việc, đánh giá tiến độ, kết quả thực hiện từ phiên họp thứ tư (18/12/2012) và đề xuất, phân công nội dung thực hiện của tuần tiếp theo:
– Kịch bản nội dung tổng thể, chương trình tổ chức:
+ Sớm hoàn thành kịch bản nội dung (phần chi tiết).
+ Tổng hợp nguồn kinh phí được hỗ trợ (AF, xã hội hóa), đề xuất trình xin Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch cấp.
+ Chỉnh sửa, hoàn thiện nội dung hội thảo (Tiếng Việt-Tiếng Anh) trình Bộ.
– Công tác chuẩn bị:
+ Công tác tuyên truyền: Tuyên truyền trên trang Website: cập nhật thông tin hàng ngày, viết bài đưa tin các hoạt động chuẩn bị Hội thảo.
+ Xây dựng trang Website dự phòng để phục vụ cho tuyền truyền quảng bá về hội thảo.
+ Chỉnh sửa trang Website thiết lập đường link kết nối Hội thảo
+ Nội dung giấy mời, thông cáo báo chí (tiếng Anh và tiếng Việt)
– Tuyên truyền trên báo chí, các đài truyền hình Trung ương, địa phương: Đài truyền hình (Đài truyền hình Trung Ương, Đài truyền hình Thái Nguyên); Các báo (Báo văn Hóa, Báo Thái Nguyên, Vietnam News). Tài liệu tuyên truyền: Thông cáo báo chí lần 1 và giấy mời.
– Ấn phẩm kỷ yếu: Mời viết bài, nhận bài, dịch bài song ngữ (Việt-Anh), dịch cabin, biên tập, in ấn kỷ yếu.
– Các loại giấy mời: Giấy mời viết bài; Giấy mời tham dự hội thảo; Giấy mời tham dự khai mạc, bế mạc (hai bản riêng, tiếng Việt riêng, tiếng Anh riêng); Giấy mời tham gia các hoạt động văn hóa. Đưa lên website.
– Nội dung Catalog: Đề cương, dung lượng; ảnh các nước Asean, AF; AseanTtac; Báo cáo hội thảo lần 1, 2, 3; thiết kế mỹ thuật.
– Công tác hậu cần, khánh tiết:
+ Thiết kế, quảng cáo (nội dung, vị trí, giấy phép…),
+ Quà tặng
+ Thiết kế tổng thể không gian (Sơ đồ mặt bằng tổng thể các hoạt động triển lãm (dệt, thêu, nhuộm), hội chợ, trình diễn thời trang, làng nghề, văn hóa làng nghề, ẩm thực khách và ẩm thực đại biểu), trang trí hội trường, sân khấu; hệ thống âm thanh, loa đài, ánh sáng….
+ Sân khấu ngoài trời: Trang trí sân khấu, vật chất chuẩn bị (phông bạt, bàn ghế, âm thanh…)
+ Nơi ăn cho các đoàn khách tại Thái Nguyên: trang trí không gian ăn, khăn trải, hoa, cây cảnh, đèn lồng, thực đơn và các món ăn.
+ Nơi nghỉ cho khách tại Thái Nguyên.
+ Không gian ăn, nghỉ cho các đại biểu tại Hà Nội.
+ Phương tiện đi lại nội địa, đưa đón dự hội thảo, tham quan du lịch.
+ Tập huấn hậu cần: dự kiến tổ chức vào ngày 20/1/2013.
+ Ban lễ tân: Xây dựng Ban lễ tân gồm trung tâm Cford và MCVE.
– Công tác chuẩn bị nhân sự: Chuẩn bị các văn bản, nguồn nhân lực về ngoại ngữ.
– Công tác chuẩn bị nội dung:
+ Hội thảo: Mời viết bài, nhận bài, dịch bài song ngữ (Việt-Anh), dịch cabin, biên tập, in ấn kỷ yếu. Mời thêm các nước đối thoại như Mỹ (02 người), Anh, Hàn Quốc. Phân công cụ thể nhiệm vụ cho từng thành viên thực hiện (tập hợp bài tham luận, dịch, in ấn đóng quyển, chủ trì, thư ký hội thảo….).
+ Trình diễn thời trang: Liên hệ với các nhà thiết kế thời trang: Ngô Văn Hòe, xây dựng kịch bản nội dung trình diễn, tập huấn trình diễn thời trang, dịch nội dung giới thiệu, tập huấn giới thiệu.
+ Kịch bản khai mạc, bế mạc (truyền hình trực tiếp): chỉ đạo, xây dựng kịch bản nội dung, viết lời khai mạc và bế mạc, dịch.
+ Trình diễn hoạt động Văn hóa: Trình diễn dệt, thêu, nhuộm và văn hóa làng nghề (theo từng khu vực văn hóa cụ thể), tổ chức các cuộc thi gắn với các hoạt động cộng đồng.
+ Trưng bày Triển lãm nghề dệt, nhuộm truyền thống: Đề cương triển lãm, viết bài thuyết minh, các chương trình giáo dục… trên cơ sở “Trưng bày + trình diễn + Giáo dục”
+ Hội chợ: Dự kiến số lượng gian, vị trí từng gian, sơ đồ mặt bằng tổng thể.
+ Ẩm thực: dự kiến các sản phẩm mang đặc trưng văn hóa vùng miền, bảo đảm vệ sinh, an toàn thực phẩm…
+ Quay phim, chụp ảnh:
+ Chuẩn bị quy trình pháp lý:
– Công tác xã hội hóa: làm việc với Hiệp hội dệt may Việt Nam, mời hiệp hội tham gia vào Ban tổ chức và tham gia trình diễn và giới thiệu-bán sản phẩm.
