Kiểm kê

Như chúng ta đã biết ngày 01/12/1960 Bảo tàng Việt Bắc ra đời. Từ năm 1960 – 1975 là Bảo tàng khảo cứu địa phương mang tình chất tổng hợp. Ngay từ ngày đầu, kho cơ sở của Bảo tàng đã tiếp nhận một khối lượng hiện vật khá lớn do cuộc triển lãm nhân ngày thành lập khu tự trị Việt Bắc năm 1956, tiếp đó triển lãm năm 1961 chào mừng 5 năm thành lập khu, do sự đóng góp của nhân dân các dân tộc Việt Bắc; và do Bảo tàng lịch sử Việt Nam giao lại. Trong số những hiện vật lịch sử này, có những hiện vật có hồ sơ lý lịch, nội dung cụ thể. Song đa số hiện vật chưa rõ nguồn gốc, lai lịch nội dung, lý lịch hiện vật. Trong khi đó cán bộ làm công tác kiểm kê vừa ít, lại chưa được đào tạo một cách chính quy, phải kiêm nhiệm nhiều việc. Thời kỳ này kho cơ sở Bảo tàng lại sơ tán nhiều nơi tránh máy bay Mỹ ném bom. Công tác kiểm kê hiện vật bị gián đoạn.

Năm 1975 khu tự trị Việt Bắc giải thể, Bảo tàng tiến hành tổng kiểm kê hiện vật trong kho lần thứ nhất, so sánh đối chiếu giữa sổ sách ghi chép với hiện vật có thực, điều chỉnh nội dung ghi vào hồ sơ. Song công việc cũng chỉ mang tính chất hành chính, chưa khoa học. Theo số lượng thống kê ban đầu năm 1975 trong kho cơ sở đã có 13.910 hiện vật bao gồm cả hiện vật thể khối, tài liệu văn bản và phim ảnh.

Giai đoạn 1976 – 1983, do yêu cầu chuyển hướng nội dung của Bảo tàng trưng bày chuyên đề về văn hoá dân tộc trên phạm vi cả nước, các tư liệu hiện vật cách mạng phần lớn được chuyển giao cho các Bảo tàng bạn. Vì vậy ngày 10-05-1983 Hội đồng khoa học cơ quan tiến hành tổng kiểm kê hiện vật lần thứ hai, nhằm nâng cao một bước chất lượng khoa học, đảm bảo đúng nguyên tác cơ bản công tác kiểm kê hiện vật là di sản văn hoá mang tính quốc gia. Quá trình thực hiện dựa trên cơ sở những hiện vật có trong kho được ghi chép sơ bộ trên sổ kiểm kê bước đầu, sổ bảo quản tạm thời, biên bản bàn giao, biên bản sưu tầm, bộ chiếu khoa học… để giám định lại nội dung, giá trị khoa học, ý nghĩa lịch sử của mỗi hiện vật. Những hiện vật nào không rõ nội dung lý lịch thì để lại xác minh. Qua đợt tổng kiểm kê này đã có gần 8.000 hiện vật được chính thức đăng ký vào sổ kiểm kê bước đầu, bảo đảm trọn vẹn về mặt pháp lý. Từ năm 1982 -2000 Bảo tàng Văn hoá các dân tộc Việt Nam đã tổ chức được gần 138 đợt sưu tầm hiện vật của 54 dân tộc anh em tại các tỉnh, thành phố trên cả nước, đưa về kho Bảo tàng gần 9.000 đơn vị hiện vật thể khối, và hơn 3.000 phim ảnh, băng từ về di sản Văn hoá các dân tộc có giá trị, nâng tổng số tài liệu hiện vật trong kho cơ sở lên hơn 17.000 đơn vị. Những tài liệu hiện vật này được đăng ký vào sổ kiểm kê bước đầu (sổ tài sản) một cách khoa học, chính xác, được phân loại, sắp xếp, bảo quản theo từng kho chất liệu.

Vào những năm 1980, các cán bộ làm công tác kiểm kê đều có trình độ đại học Bảo tàng, ngày càng đi sâu nghiên cứu, tìm hiểu, học tập, trau dồi kinh nghiệm về công tác kiểm kê hiện vật bảo tàng ở các bảo tàng Trung ương và địa phương. Đặc biệt năm 1994 được sự tài trợ của quỹ hỗ trợ Sida – Thuỵ Điển, các cán bộ kiểm kê đã được tập huấn về công tác kiểm kê và bảo quản do các chuyên gia Thuỵ Điển và Hà Lan giảng dạy, làm cho công tác kiểm kê nội dung, kích thước, hiện trạng, tìm ra những đặc điểm riêng của từng loại hiện vật, mô tả, chụp ảnh dán vào hộ chiếu, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu, trưng bày triển lãm, tuyên truyền giáo dục trong và ngoài Bảo tàng. Năm 1997, đề tài khoa học cấp cơ sở “Hoàn thiện sổ sách, biểu mẫu khoa học cho cơ sở Bảo tàng” đã được nghiên cứu và áp dụng vào thực tiễn, trong đó đã nghiên cứu, lựa chọn được 06 loại sổ và 04 loại phiếu phích phục vụ cho công tác kiểm kê. Đặc biệt trong năm 1999, Bảo tàng Văn hoá các dân tộc Việt Nam đã in được 10 loại sổ sách và phiếu phích nói trên.

Từ năm 2000-2010, đội ngũ cán bộ làm công tác Kiểm kê-Bảo quản tại Kho cơ sở của bảo tàng đã được nâng lên cả về số lượng và chất lượng. Hiện nay, phòng Kiểm kê-Bảo quản gồm có 15 người, có một tiến sĩ, 2 thạc sĩ, 9 cử nhân và 3 trung cấp kỹ thuật. Phòng được chia làm 3 tổ và một bộ phận. Đó là tổ Kiểm kê khoa học (gồm 4 người), tổ bảo quản hiện vật (5 người), tổ kỹ thuật (4 người) và bộ phận thư viện (2 người).

Năm 2000, sau khi đề án tổng kiểm kê hiện vật được hoàn thiện, được sự chỉ đạo của Bộ Văn hoá Thông tin (nay là Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch) thì hơn 10 nghìn tài liệu hiện vật về lịch sử đấu tranh cách mạng, thiên nhiên con người Việt Bắc được Bảo tàng chuyển giao cho bảo tàng các tỉnh Lạng Sơn, Cao Bằng, Tuyên Quang, Hà Giang, Lào Cai, Yên Bái, Bắc Ninh, Bắc Giang, Thái Nguyên, Bảo tàng Lịch sử quân sự, Bảo tàng Lượng lực vũ trang Quân khu I và Bảo tàng Hồ Chí Minh. Những tài liệu hiện vật về văn hoá dân tộc được tiếp tục thực hiện các quy trình của công tác kiểm kê khoa học.

Từ năm 2000 đến 2009, bảo tàng đã đẩy mạnh đầu tư kinh phí cho các dự án sưu tầm bổ xung tài liệu hiện vật về văn hoá của 54 dân tộc trên cả nước, tiến hành được 105 đợt nghiên cứu, khảo sát sưu tầm, đưa về nhập kho được 9.746 tài liệu hiện vật, nâng tổng số tài liệu hiện vật trong kho cơ sở lên gần 30 nghìn. Toàn bộ số tài liệu hiện vật trên, đều được thực hiện nghiêm túc, khoa học và chính xác theo đúng quy trình của công tác kiểm kê khoa học, đảm bảo trọn vẹn hiện vật về mặt pháp lý.

II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN

1. Tiếp nhận hiện vật và sưu tập hiện vật đã được Hội đồng khoa học của Bảo tàng xem xét, thẩm định trình Giám đốc Bảo tàng ra quyết định nhập kho. 2. Quản lý hiện vật và hồ sơ hiện vật theo Luật Di sản văn hóa và Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước. 3. Nghiên cứu, sưu tầm để bổ sung hoàn thiện hồ sơ pháp lý, hồ sơ khoa học cho từng hiện vật hoặc từng sưu tập hiện vật. 4. Thực hiện bảo quản các tài liệu, hiện vật và đề xuất các giải pháp bảo quản phòng ngừa. 5. Theo dõi việc xuất, nhập, trình trạng bảo quản hiện vật trong kho tàng. 6. Phục vụ công tác nghiên cứu, trưng bày và các nhiệm vụ chuyên môn khác trong và ngoài cơ quan. 7. Thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan. Tổ chức hoạt động Thư viện theo quy định hiện hành. 8. Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác kiểm kê, bảo quản cho các bảo tàng, di tích, tổ chức và cá nhân phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao. 9. Sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ hiện vật của bảo tàng trên máy tính và sử dụng các chương trình phần mềm ứng dụng vào việc chỉnh sửa ảnh tư liệu, âm thanh kỹ thuật số, dựng phim phi tuyến. 10. Quản lý mạng Lan toàn bộ hệ thống máy tính của cơ quan và xây dựng, duy trì trang Web của Bảo tàng Văn hóa các dân tộc Việt Nam. 11. Quản lý viên chức và tài sản được giao. 12. Thực hiện các nhiệm vụ khác được Giám đốc giao.